Het eerste werkterrein van de VP betreft ongewenste omgangsvormen. Hieronder vallen discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie en geweld, pesten en treiteren. Dit worden ook wel ‘sociale integriteitsschendingen’ genoemd.

Het tweede werkterrein van de VP richt zich op integriteitsschendingen en (maatschappelijke) misstanden. Voorbeelden van niet-integer gedrag zijn fraude, diefstal van bedrijfsmiddelen, ongewenste nevenwerkzaamheden en machtsmisbruik.

Vertrouwenswerk is maatwerk. De beste manier om het in te richten, verschilt per organisatie. In algemene zin zijn er voor vertrouwenspersonen drie verschillende functies te onderscheiden: de supportfunctie, de voorlichtingsfunctie en de signaalfunctie. Deze drie vormen een leidraad om het vertrouwenswerk in de organisatie concreet vorm te geven.

Supportfunctie: opvangen, begeleiden, informeren en adviseren van de potentiële melder en andere betrokkenen bij een melding. De VP ondersteunt de klager bij de eigen keuzes en de klager houdt de regie.

Voorlichtingsfunctie: medewerkers en leidinggevenden voorlichten over de rol van VP, fungeren als vraagbaak voor integriteitsvraagstukken. Een VP adviseert de organisatie gevraagd en ongevraagd, regelmatig en als het nodig is, over de sfeer, het werkklimaat en het gedrag binnen de organisatie. Dit biedt het management de kans om in te grijpen als dat nodig is.

Signaalfunctie: rapporteren van gesprekken, signaleren van trends en aandachtsgebieden, en op basis daarvan de werkgever en ondernemingsraad adviseren over integriteitsrisico’s. Door de gesprekken die gevoerd worden en door trends, risico’s en ontwikkelingen op tijd te signaleren, kan de VP de integriteit en veiligheid in de organisatie vergroten. Daarnaast kan de VP algemene adviezen geven aan de organisatie die de psychosociale veiligheid op de werkvloer verbeteren, een duidelijke gedragscode helpt daarbij.

Registratie en jaarlijkse rapportage

De VP registreert alle vertrouwelijk gevoerde gesprekken in een veilige elektronische omgeving en rapporteert regelmatig (minimaal jaarlijks) over de bevindingen (niet de inhoudelijke casuïstiek natuurlijk). De VP rapporteert in ieder geval geanonimiseerd over het aantal gesprekken, over de onderwerpen die aan bod zijn gekomen en over de mogelijke thema’s, trends en signalen die daaruit af te leiden zijn. Het management en indien aanwezig de ondernemingsraad moeten deze rapportage ontvangen.

Gedragscode

Een gedragscode is voor overheid en veel (grotere of beursgenoteerde) organisaties al een vanzelfsprekendheid, als onderdeel van ‘good governance’. Een gedragscode bevat de norm voor verwacht gedrag. Welk gedrag wordt aangemoedigd, en welk niet-gewenst gedrag heeft consequenties? Voor kleinere organisaties is het hebben van een gedragscode nog niet zo vanzelfsprekend, ondanks het mogelijke nut ervan. Voor de VP is de gedragscode een belangrijke bron en bij het ontbreken daarvan kunnen wij helpen met het definiëren samen met de opdrachtgever én personeel. De gedragscode geeft richting aan het beoordelen van gedrag en het adviseren over dilemma’s. Het is een belangrijk communicatiemiddel. Medewerkers die met een ongewenste omgangsvorm of integriteitskwestie te maken krijgen hebben baat bij het raadplegen van de gedragscode.